Operations Assistant (80–100%) DE, FR, EN (w/m/d)
- Standort
- Zürich
- Art der Einstellung
- Unbefristet
- Anstellungsverhältnis
- Vollzeit
Als Operations Assistant (80–100%) DE, FR, EN (w/m/d) unterstützt du unser Team bei zentralen administrativen und organisatorischen Aufgaben. Gemeinsam mit deinem Team stellst du sicher, dass unsere Bürostandorte, Fahrzeuge, Mietanmeldungen und weiteren Backoffice-Prozesse zuverlässig und termingerecht bearbeitet werden.
Du arbeitest strukturiert, behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick und bist eine verlässliche Anlaufstelle für unsere Mitarbeitenden sowie externe Partner.
Verantwortlichkeiten
- Bearbeitung und Koordination von Mietanmeldungen
- Bearbeitung des zentralen Miete-Postfachs
- Organisation und Bearbeitung der ein- und ausgehenden Geschäftspost
- Digitalisierung, Zuordnung und Weiterleitung relevanter Dokumente
- Unterstützung bei der Organisation unserer Schweizer Bürostandorte
- Bestellung und Verwaltung von Büromaterial
- Koordination von Zutritten, Arbeitsplätzen und standortbezogenen Anliegen
- Administrative Betreuung unserer Firmenfahrzeuge
- Koordination von Fahrzeugübergaben, Services, Reifenwechseln und Reparaturen
- Pflege von Fahrzeug-, Vertrags- und Aufgabenübersichten
- Unterstützung bei der Bearbeitung von Schadenfällen
- Administrative Bearbeitung und Dokumentation von Hinterdurchgeschäften
- Bearbeitung allgemeiner Anfragen von Mitarbeitenden, Interessenten und Partnern
- Koordination mit Sales, Backoffice, Finance sowie externen Dienstleistern
- Übernahme definierter Ferien- und Abwesenheitsvertretungen
- Unterstützung bei der laufenden Optimierung unserer administrativen Prozesse
Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung EFZ oder eine vergleichbare Ausbildung
- 5 Jahre Berufserfahrung im Backoffice, Office Management, Kundendienst oder in der Administration von Vorteil
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sehr Gute Französisch- und Englischkenntnisse
- Italienischkenntnisse von Vorteil
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office und digitalen Arbeitsmitteln
- Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Freude an administrativen Aufgaben
- Hohes Verantwortungsbewusstsein und konsequentes Nachfassen
- Dienstleistungsorientiertes und professionelles Auftreten
- Klare und freundliche Kommunikation
- Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten
- Teamfähigkeit, Eigeninitiative und eine lösungsorientierte Denkweise
Vorteile
- Überdurchschnittliche Karrieremöglichkeiten & Talentförderung
- Junges und innovatives Unternehmen
- Fixe Arbeitsplätze und Co-Working-Space in hellen Räumlichkeiten mit Ruhezonen
- Food & Drinks: frische Früchte & Snacks, Kaffee & Tee
- Birthday Retreat: halber Tag geschenkt
- Fünf Wochen Urlaub
- Unbegrenzter (unbezahlter) Urlaub
- Rocket Friday, Sommer & Winter-Event, Incentive-Reisen
- Ein Unternehmen, das KI als Kernkompetenz behandelt, nicht als IT-Projekt
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